ویژگی اعتبارسنجی داده اکسل بسیار مفید است. می توانید از این ویژگی برای تعیین محدوده ای از مقادیری که برای ورودی کاربر قابل قبول در نظر گرفته می شوند استفاده کنید. به طور معمول، اکسل از شما انتظار دارد که محدوده اعتبارسنجی خود را در همان صفحه کاری که در آن قانون اعتبارسنجی را تعریف می کنید، مشخص کنید. اگر بخواهید محدوده‌ای را وارد کنید که در کاربرگ دیگری یا در کتاب کار دیگری است، اکسل از این کار جلوگیری می‌کند و یک پیغام خطا به شما می‌دهد.
اگر بخواهید محدوده اعتبارسنجی در کاربرگ دیگری باشد، فقط برای اینکه کاربرگ فعلی را با داده‌های اضافی شلوغ نکنید، چه؟ ساده ترین راه برای انجام این کار این است که این مراحل کلی را دنبال کنید:
- محدوده سلول هایی را که می خواهید به عنوان مقادیر اعتبارسنجی داده استفاده کنید انتخاب کنید.
- تب Formulas روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Define Name در گروه Defined Names کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای New Name را نمایش می دهد.
- یک نام منحصر به فرد برای محدوده اعتبارسنجی داده های خود، مانند MyValRange وارد کنید، سپس بر روی OK کلیک کنید.
- سلولی را که می خواهید برای آن قانون اعتبار سنجی تعریف کنید انتخاب کنید.
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Data Validation در گروه Data Tools کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Data Validation را نمایش می دهد.
- از لیست های کشویی Allow و Data برای تعیین اینکه چگونه می خواهید اکسل داده ها را اعتبار سنجی کند، استفاده کنید. بسته به انتخاب شما، کادرهای Value، Minimum یا Maximum را در کادر محاوره ای ظاهر می کنید.
- در کادرهای مربوطه (مقدار، حداقل، یا حداکثر)، نامی را که محدوده اعتبارسنجی داده‌های خود را در مرحله 3 داده‌اید، مشخص کنید. برای مثال، می‌توانید MyValRange را وارد کنید.
- روی OK کلیک کنید.
اگر محدوده اعتبارسنجی داده ها در همان کتاب کار باشد، این رویکرد عالی عمل می کند. اگر بخواهید از یک محدوده اعتبارسنجی داده استفاده کنید که به طور کامل در یک کتاب کار متفاوت است، چه؟ اگر در مرحله 7 فرمولی مانند زیر را وارد کنید، می توانید اکسل را فریب دهید تا مرجع خارجی خود را بپذیرد:
=INDIRECT("[Book2]Sheet1!D6")
این فرمول از تابع INDIRECT برای برگرداندن مقدار در یک سلول در کاربرگ دیگر استفاده می کند و ویژگی اعتبارسنجی داده آن را بدون مشکل می پذیرد. در این مورد، سلول مورد بررسی در سلول D6 در Sheet1 از Book2 قرار دارد. برای اینکه این کار انجام شود، باید مطمئن شوید که Book2 همزمان با باز شدن کتاب اصلی شما باز است.
