یکی از ابزارهای ارائه شده با اکسل به شما این امکان را می دهد که اطمینان حاصل کنید که داده های ورک بوک شما در محدوده خاصی قرار دارند و بنابراین کیفیت بالاتری نسبت به داده های بررسی نشده دارند. این ابزار به عنوان اعتبار سنجی داده نامیده می شود و به شما امکان می دهد محدوده های قابل اعمال برای داده های خود را تعیین کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید در حال ایجاد یک کاربرگ ساده برای محاسبه ارزش آینده یک مجموع هستید، و برای انجام این کار، به ورودی های کاربر (سپرده عادی، نرخ بهره و ماه ها) نیاز دارید. ممکن است بخواهید محدودیت هایی را برای اطلاعاتی که می توان در کاربرگ استفاده کرد قرار دهید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید مطمئن شوید که کاربر همیشه نرخ بهره ای بین 2.5 تا 25 درصد وارد می کند. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Data Validation.
- سلولی را انتخاب کنید که در آن کاربر نرخ بهره را وارد می کند.
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Data Validation در گروه Data Tools کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Data Validation را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- از لیست کشویی Allow برای تعیین نوع شماره ای که می خواهید اجازه دهید استفاده کنید. در این مثال، گزینه Decimal را انتخاب کنید، که نشان می دهد می خواهید کاربر بتواند یک مقدار اعشاری را وارد کند. کادر محاوره ای کمی تغییر می کند، بنابراین می توانید نوع داده ای را که باید وارد کنید، مشخص کنید.
- از لیست کشویی Data برای تعیین نحوه مقایسه اطلاعات وارد شده توسط کاربر در قانون اعتبارسنجی استفاده کنید. می توانید تنظیماتی مانند "بین" و "بیشتر از" را انتخاب کنید. در این مورد، باید "بین" را انتخاب کنید، زیرا می خواهید محدوده ای را برای نرخ بهره مشخص کنید.
- حداقل و حداکثر مقدار قابل قبول برای سلول را مشخص کنید. در مورد این مثال، حداقل باید 0.025 (که می تواند به صورت =2.5٪ نیز وارد شود) و حداکثر باید 0.25 باشد (که می تواند به صورت =25٪ وارد شود).
- بر روی دکمه OK کلیک کنید.
در واقع، شما یک قانون اعتبار سنجی تنظیم کرده اید که می گوید "هر مقدار اعشاری را که بین 2.5٪ و 25٪ است بپذیرید." اگر کاربر بخواهد اطلاعاتی را به سلول اضافه کند که خارج از محدوده ای است که شما مشخص کرده اید، به او اطلاع داده می شود که اشتباه کرده است و باید مقدار دیگری وارد شود.
